Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Geltungsbereich

Verantwortlich für die Website und die Bearbeitung von Anfragen ist Vormatec Szymon Pirko, ul. Gdyńska 1, 66-620 Gubin, Polen, polnische Steuerkennung NIP 9261620226. Website: https://www.vormatec.com. Datenschutzanliegen richten Sie bitte an office@vormatec.com oder an die genannte Postanschrift.

Diese Informationen betreffen Websitebesucher sowie geschäftliche und private Anfragende. Ein Datenschutzbeauftragter wird nicht benannt, da seine Bestellung nicht bestätigt wurde.

2. Daten aus Ihrer Anfrage

Kontakt, Unternehmensanfrage, Haus und Garten sowie Anfrage mit Zeichnung verwenden denselben Mechanismus. Benötigt werden Vorname, Telefonnummer und Nachricht. Die E-Mail-Adresse ist freiwillig. Firma, Anschrift, Budget und Planungsunterlagen sind keine Pflichtfelder.

Gespeichert werden außerdem Eingangszeit, Anfrage-ID, Sprache, Herkunftspfad, Version des Datenschutzhinweises und erforderliche technische Bearbeitungsdaten. Berechtigte Bearbeiter können Status und interne Notizen führen. Die Formulare nehmen keine Dateien an. Später per E-Mail zugesandte Unterlagen dienen ebenfalls der Bearbeitung Ihrer Anfrage. Bitte übermitteln Sie keine sensiblen Daten, Passwörter oder unnötigen Angaben zu anderen Personen.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Notwendige vorvertragliche Schritte auf Anfrage einer natürlichen Person, mit der ein Vertrag in Betracht kommt, beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Eine Nachricht ist noch kein Vertragsschluss. Diese Grundlage gilt nicht automatisch für Ansprechpartner einer rechtlich selbstständigen Gesellschaft.

Allgemeine Korrespondenz, Kontakt mit Unternehmensvertretern und Anfragen außerhalb solcher vorvertraglichen Schritte werden auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO gestützt: Interesse an Beantwortung und geschäftlicher Kommunikation. Für Websicherheit, Spamabwehr, technische Bearbeiterbenachrichtigungen und notwendige Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen ist dieselbe Grundlage vorgesehen; Interessen sind entsprechend sichere Abläufe, zuverlässige Bearbeitung und Rechtsschutz.

Eine Marketingeinwilligung ist keine Voraussetzung der Anfrage. Spätere Vertragsabrechnungen und gesetzliche Pflichten erfordern gesonderte, sachlich passende Informationen. Erforderlichkeit und Interessenabwägung müssen den tatsächlich ausgeführten Verarbeitungsvorgängen entsprechen.

4. Technische Daten und Missbrauchsschutz

Der Server prüft Eingaben, Herkunft der Anfrage und das einmalige Turnstile-Ergebnis. Zur Begrenzung von Versuchen verwendet er einen aus Verbindungsdaten abgeleiteten pseudonymen Kennwert. Anfrage-IDs und technische Signaturen dienen der Vermeidung von Duplikaten. Pseudonyme Daten sind nicht automatisch anonym.

Beim Hosting können IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte Adresse, Browserinformationen und Sicherheitsereignisse verarbeitet werden. Der Anwendungscode schreibt Nachrichtentext und Kontaktdaten nicht in seine Diagnosemeldungen. Umfang und Aufbewahrung der Infrastrukturprotokolle sind gesondert zu bestätigen.

5. Dienstleister und Zugriffsberechtigte

Vercel übernimmt Hosting und Serverausführung; Anfragen werden durch diese Infrastruktur verarbeitet. Supabase stellt die gemeinsame Datenbank system.vormatec einschließlich Intake und Berechtigungen bereit. CRM-Nachrichten sind ausschließlich für berechtigte Bearbeiter vorgesehen und keine öffentlichen Websiteinhalte. Vor Aktivierung vollständiger Benachrichtigungen muss der Verantwortliche die geschäftliche Kontrolle über office@vormatec.com, Mehrfaktor-Authentifizierung (MFA), den Kreis befugter Personen und den Empfang von Antworten bestätigen.

Cloudflare Turnstile schützt die Formulare. Laut Anbieter umfassen Signale unter anderem IP-Adresse, User-Agent, TLS-Fingerabdruck sowie Website-Schlüssel und Herkunft. Cloudflare beschreibt eine Auftragsverarbeiterrolle beim Schutz der Website und eine eigene Verantwortlichkeit bei der Verbesserung von Turnstile. Dies ist bei der Bewertung der tatsächlichen Verarbeitung zu berücksichtigen.

Resend übernimmt transaktionale E-Mails zu Anfragen. Für die geplante Erweiterung um vollständige Benachrichtigungen gilt: Nach gesonderter Freigabe der Konfiguration und Inbetriebnahme enthält die Nachricht an das geschäftliche Postfach office@vormatec.com Vorname, Telefonnummer, gegebenenfalls E-Mail-Adresse, vollständigen Anfragetext, Formularart, Eingangsdatum und -zeit sowie einen Link zum geschützten CRM. Das Postfach ist ausschließlich für befugte Personen vorgesehen; Schutzmaßnahmen und Zugriffsrechte müssen vor dieser Erweiterung bestätigt werden.

Wenn Sie eine gültige E-Mail-Adresse angeben, erhalten Sie nach Aktivierung dieser Erweiterung eine separate Eingangsbestätigung in der Sprache des Formulars — Polnisch oder Deutsch — ohne Kopie Ihres Anfragetextes. Die Bestätigung dient der Bearbeitung Ihrer Anfrage und meldet Sie nicht für Marketing an. Ohne E-Mail-Adresse wird keine Bestätigung versendet; eine Rückmeldung ist telefonisch möglich. Antworten werden an office@vormatec.com gerichtet.

Für diesen Versand verarbeitet Resend Absender- und Empfängerangaben, den Inhalt der Benachrichtigung und Zustelldaten. Die im DPA beschriebene Verarbeitung von Nachrichteninhalten im Auftrag des Dienstkunden ist von eigenen Zwecken des Anbieters für Konten, Abrechnung und Nutzung zu unterscheiden. Anfrageangaben und technische Anfragekennungen werden nicht als anonym bezeichnet.

Antworten und später an office@vormatec.com gesandte Unterlagen werden als geschäftliche E-Mail-Korrespondenz bearbeitet, auch wenn sie Anhänge enthalten. Die Formulare nehmen weiterhin keine Dateien an. Resend als Anbieter des transaktionalen Versands ist nicht automatisch der Betreiber des empfangenden Postfachs. Anbieter, Berechtigungen, Verarbeitungsorte und Aufbewahrung der geschäftlichen E-Mail müssen gesondert bestätigt werden.

Zugriff erhalten befugte Bearbeiter und Dienstleister im festgelegten Umfang und in ihren jeweiligen Rollen. Marketingverteiler wurden nicht eingerichtet. Vertragspartner, aktuelle Unterauftragsverarbeiter und Auftragsverarbeitungsvereinbarungen müssen für die tatsächlichen Konten für die laufende Website bestätigt werden.

• Supabase — DPA
• Vercel — DPA
• Cloudflare — Turnstile Privacy Addendum
• Resend — DPA
• Resend — Daten, Übermittlungen und Aufbewahrung
• Resend — Sicherheit

6. Standorte und Drittlandübermittlungen

Laut aktueller Resend-Dokumentation werden Kundendaten des Dienstes einschließlich Nachrichteninhalten und Zustellprotokollen in den Vereinigten Staaten gespeichert. Eine EU-Versandregion bedeutet keine ausschließliche Speicherung in der EU. Die Datenbankregion von Supabase, Standorte von Sicherungen und Protokollen anderer Anbieter sowie deren Supportzugriffe wurden nicht gesondert bestätigt.

Resend beschreibt im DPA Standardvertragsklauseln als Übermittlungsinstrument und verweist zusätzlich auf das EU–U.S. Data Privacy Framework. Vor der Übermittlung vollständiger Anfragen muss der Verantwortliche die Unterlagen des tatsächlichen Kontos, Vertragspartner, Unterauftragsverarbeiter und das einschlägige Übermittlungsinstrument prüfen und erforderliche Schutzmaßnahmen bewerten. Die Anbieterbeschreibung gewährleistet für sich genommen nicht die Rechtmäßigkeit des gesamten Einsatzes.

Informationen zu Dienstleistern und verfügbare Kopien der Unterlagen zu Übermittlungsgarantien können Sie beim Verantwortlichen unter office@vormatec.com anfragen. Die vollständige Liste der Länder, Empfänger und Übermittlungsgrundlagen ist für die tatsächliche Konfiguration noch freizugeben, auch für das geschäftliche E-Mail-Postfach.

7. Aufbewahrung und Löschung

Eine Anfrage wird gespeichert, solange sie für Klärung, Beantwortung und Abschluss der Gespräche benötigt wird. Kommt ein Vertrag zustande, werden erforderliche Angaben im Rahmen gesonderter Pflichten zur Auftragsdokumentation verwendet. Für tatsächliche Ansprüche benötigte Nachweise sind zu begrenzen und anhand einschlägiger Verjährungsfristen zu prüfen.

Nach den veröffentlichten Resend-Regeln werden E-Mails und Protokolle in den Tarifen Free, Pro und Scale 30 Tage aufbewahrt; für Enterprise können andere Vereinbarungen gelten. Das DPA beschreibt die Löschung verbleibender Kundendaten des Dienstes innerhalb von 90 Tagen nach Beendigung der Nutzung. Dies sind Anbieterregeln, keine freigegebene Aufbewahrungsfrist für Anfragen bei Vormatec. Tarif und Bedingungen des tatsächlichen Kontos müssen bestätigt werden. Daraus folgt keine Löschung der Kopien im geschäftlichen Postfach, im CRM oder in deren Sicherungen.

Konkrete Fristen für abgeschlossene oder nicht weiterverfolgte Anfragen, Notizen, Reservierungen, Warteschlangen, E-Mail-Korrespondenz und deren Anhänge, Sicherungen und Protokolle wurden noch nicht freigegeben. Der Code enthält keine vollständige automatische Löschung von Anfragen. Für den laufenden Betrieb sind Fristenplan, Kriterien für den Gesprächsabschluss, Prüf- und Löschverfahren sowie Sicherungskopien festzulegen. Eine unbestimmte Dauer wird nicht als unbegrenzte Einwilligung ausgegeben.

8. Ihre Rechte

Nach Maßgabe der DSGVO bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung. Datenübertragbarkeit besteht für einschlägige automatisiert auf Vertrags- oder Einwilligungsgrundlage verarbeitete Daten. Gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen. Es gelten die gesetzlichen Voraussetzungen und Ausnahmen.

Anträge zu Ihren Daten richten Sie an office@vormatec.com oder an die genannte Postanschrift. Eine Identitätsprüfung ist auf das Erforderliche beschränkt. Die Anfrage beruht nicht auf einer Marketingeinwilligung. Sollte künftig eine Verarbeitung auf Einwilligung beruhen, kann diese mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Sie können sich beim Präsidenten der polnischen Datenschutzaufsicht UODO oder bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde am gewöhnlichen Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder Ort des vermuteten Verstoßes in der EU/im EWR beschweren. Eine Beschwerde ist nicht auf Polen beschränkt.

• Polnische Datenschutzaufsicht UODO
• Datenschutzaufsichtsbehörden — Europäischer Datenschutzausschuss

9. Freiwilligkeit und automatisierte Prüfungen

Die Angaben sind freiwillig, für eine Formularanfrage sind jedoch Vorname, Telefonnummer und Nachricht erforderlich. Die E-Mail-Adresse ist optional; ohne sie ist eine telefonische Rückmeldung möglich. Ohne erfolgreiche Sicherheitsprüfung wird die Nachricht nicht gespeichert. Vollständige technische Unterlagen sind für den Einstieg nicht erforderlich.

Der Code sieht keine ausschließlich automatisierte Entscheidung über Projektannahme, Preis oder Vertragsschluss und kein Marketingprofiling vor. Turnstile und Versandlimits prüfen technische Voraussetzungen automatisiert und können eine Übermittlung blockieren. Dies ist keine automatische Annahme oder Ablehnung der Ausführung eines Projekts.

10. Cookies, Browserspeicher und Skripte

Im öffentlichen Anwendungscode wurden weder Werbeanalyse, Marketingpixel, Newsletter noch eingebettete externe Videos festgestellt. Formulareingaben und die Kennung des Sendeversuchs bleiben im Arbeitsspeicher des aktuellen Tabs; sie werden nicht in localStorage oder sessionStorage geschrieben. Schriften und Abbildungen werden lokal ausgeliefert.

Das Repository enthält das technische Cookie vormatec-cms-access für eine gesondert freizuschaltende, geschützte redaktionelle Anmeldung dieser Anwendung: HttpOnly, Secure in Production, SameSite=Strict, höchstens eine Stunde. Gewöhnliches Betrachten der Angebote setzt es nicht. Es ist nicht mit der Sitzung des separaten Panels system.vormatec.com gleichzusetzen.

Das Turnstile-Skript wird am aktiven Formular geladen. Der Anbieter beschreibt das optionale Cookie cf_clearance bei Pre-Clearance. Die tatsächlichen Widget- und Hosting-Einstellungen sind nicht bestätigt. Aus der Codeprüfung wird deshalb keine generelle Cookie-Freiheit der Production-Website abgeleitet.

Ein bloßer Scheinbanner oder eine Einwilligung allein durch Websitebesuch wird nicht verwendet. Vor dem Start sind technische Erforderlichkeit und Rechtsgrundlage für Gerätezugriffe zu prüfen. Einwilligungsbedürftige Technologien dürfen erst nach Einrichtung einer wirksamen Auswahl aktiviert werden. Das Formular darf mit ungeprüfter Turnstile-Konfiguration nicht freigeschaltet werden.

11. Fassung und Änderungen

Das Datum der aktuellen Veröffentlichung steht über diesem Dokument. Die Freigabe durch den Inhaber bestätigt keine abgeschlossene unabhängige Rechtsprüfung. Die unten benannten Fragen zu Aufbewahrung, Dienstleistern und Drittlandübermittlungen sind anhand der tatsächlichen Konfigurationen und Verträge zu bestätigen.

Wesentliche Änderungen der Verarbeitung sind vor deren Beginn zu erläutern. Eine neue Datenschutzerklärung erweitert nicht von selbst die Zwecke, ersetzt keine notwendige Einwilligung und beschränkt keine Betroffenenrechte.