Polityka prywatności

1. Administrator i zakres informacji

Administratorem danych w związku z witryną i obsługą zapytań jest Vormatec Szymon Pirko, ul. Gdyńska 1, 66-620 Gubin, Polska, NIP 9261620226. Witryna: https://www.vormatec.com. W sprawach danych osobowych można pisać na office@vormatec.com lub na wskazany adres pocztowy.

Informacja dotyczy odwiedzających witrynę oraz osób kierujących zapytania B2B i B2C. Nie wskazujemy inspektora ochrony danych, ponieważ jego wyznaczenie nie zostało potwierdzone.

2. Jakie dane obejmuje formularz

Formularze Kontakt, Dla firm, Dom i ogród oraz Mam gotowy rysunek mają wspólny mechanizm. Przekazujesz imię, numer telefonu i treść wiadomości oraz opcjonalnie adres e-mail. Nie ma obowiązkowego pola firmy, adresu, budżetu ani dokumentacji.

Zapisywane są także data i identyfikator zgłoszenia, język, ścieżka zapytania, wersja informacji o prywatności oraz dane techniczne potrzebne do bezpiecznej obsługi. Uprawnieni operatorzy mogą prowadzić status obsługi i notatki. Formularze nie przyjmują plików. Dokumentacja przesłana później e-mailem jest również przetwarzana w celu obsługi zapytania; nie przesyłaj danych wrażliwych, haseł ani niepotrzebnych danych innych osób.

3. Cele i podstawy przetwarzania

Odpowiedź na prośbę osoby fizycznej o ofertę i niezbędne działania przed zawarciem z nią umowy opierają się na art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Sam kontakt nie oznacza zawarcia umowy. Podstawa ta nie jest automatycznie stosowana do przedstawiciela odrębnej osoby prawnej.

Bieżąca korespondencja, kontakt z przedstawicielem firmy i obsługa zapytania niebędącego działaniem przed umową z osobą, której dane dotyczą: art. 6 ust. 1 lit. f RODO; interesem jest udzielenie odpowiedzi i prowadzenie kontaktu biznesowego. Zabezpieczenie witryny, ograniczanie spamu, techniczne powiadomienia operatora i niezbędne ustalenie lub obrona roszczeń: ta sama podstawa, odpowiednio dla bezpieczeństwa, sprawnej obsługi i ochrony praw.

Zgoda marketingowa nie jest warunkiem zapytania. Rozliczenia późniejszej umowy i obowiązki ustawowe wymagają odrębnej, adekwatnej informacji. Ocena niezbędności i uzasadnionego interesu musi odpowiadać faktycznie wykonywanym czynnościom.

4. Dane techniczne i ochrona przed spamem

Serwer sprawdza poprawność pól, pochodzenie żądania i jednorazowy wynik Turnstile. Ogranicza liczbę prób za pomocą pseudonimowego identyfikatora wyliczonego z danych połączenia. Identyfikatory żądań i podpisy techniczne służą ograniczeniu duplikatów. Pseudonimizacja nie oznacza anonimowości.

Dostawca hostingu może przetwarzać IP, czas, adres żądania, informacje o przeglądarce i zdarzenia bezpieczeństwa. Kod aplikacji nie zapisuje treści zgłoszeń ani kontaktów w swoich komunikatach diagnostycznych; zakres logów infrastruktury i ich przechowywania wymaga osobnego potwierdzenia.

5. Dostawcy i dostęp do danych

Vercel obsługuje hosting i wykonanie kodu serwera, przez który przechodzi zapytanie. Supabase obsługuje wspólną bazę system.vormatec, w tym intake i uprawnienia. Odczyt zapytań w CRM jest przeznaczony wyłącznie dla uprawnionych operatorów; nie są to publiczne dane witryny. Przed uruchomieniem pełnych powiadomień administrator ma potwierdzić firmową kontrolę nad skrzynką office@vormatec.com, uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA), listę upoważnionych osób i możliwość odbierania odpowiedzi.

Cloudflare Turnstile chroni formularze. Według dokumentacji dostawcy sygnały obejmują m.in. IP, nagłówek User-Agent, odcisk TLS oraz klucz witryny i jej pochodzenie. Cloudflare opisuje rolę procesora dla ochrony witryny oraz odrębnego administratora dla ulepszania Turnstile. Szczegóły wymagają uwzględnienia w ocenie w ramach obsługi zapytań.

Resend obsługuje e-maile związane z zapytaniami jako dostawca poczty transakcyjnej. W planowanym etapie pełnych powiadomień, po odrębnym zatwierdzeniu konfiguracji i uruchomieniu, powiadomienie do firmowej skrzynki office@vormatec.com będzie zawierało imię, telefon, opcjonalny adres e-mail, pełną treść zapytania, rodzaj formularza, datę i godzinę oraz link do chronionego CRM. Skrzynka ma być dostępna wyłącznie dla upoważnionych osób; zabezpieczenia i uprawnienia wymagają potwierdzenia przed uruchomieniem tego zakresu.

Jeśli podasz poprawny adres e-mail, po włączeniu tego etapu otrzymasz osobne potwierdzenie otrzymania zapytania w języku formularza — polskim albo niemieckim — bez kopii Twojej wiadomości. Potwierdzenie służy obsłudze zapytania, nie zapisuje do marketingu. Bez adresu e-mail potwierdzenie nie jest wysyłane, a kontakt zwrotny możliwy jest telefonicznie. Adresem odpowiedzi będzie office@vormatec.com.

W tym przepływie Resend będzie przetwarzał dane nadawcy i odbiorcy, treść powiadomienia oraz dane dostarczenia na potrzeby wysyłki. Według DPA przetwarzanie treści na zlecenie klienta usługi należy odróżnić od odrębnych celów dostawcy dotyczących jego kont, rozliczeń i korzystania z usługi. Nie traktujemy danych zapytania ani jego technicznego identyfikatora jako anonimowych.

Odpowiedzi i dokumentacja przesłana później na office@vormatec.com są obsługiwane w firmowej korespondencji e-mail, również gdy zawierają załączniki. Formularze nadal nie przyjmują plików. Resend jako dostawca wysyłki transakcyjnej nie jest automatycznie dostawcą skrzynki odbiorczej. Dostawca firmowej poczty, jego uprawnienia, lokalizacje przetwarzania i zasady przechowywania wymagają osobnego potwierdzenia.

Dane mogą być dostępne dla osób upoważnionych do obsługi oraz dostawców działających w ustalonych rolach i zakresie. Nie dodano marketingowych list odbiorców. Podmioty umowne, aktualne listy podprocesorów i warunki powierzenia należy potwierdzić dla faktycznych kont dla działającej witryny.

• Dokumentacja Supabase — DPA
• Vercel — DPA
• Cloudflare — Turnstile Privacy Addendum
• Resend — DPA
• Resend — dane, transfery i retencja
• Resend — bezpieczeństwo

6. Regiony i transfery poza EOG

Według aktualnej dokumentacji Resend dane klientów usługi, w tym treści wiadomości i logi dostarczenia, są przechowywane w Stanach Zjednoczonych. Wybór regionu wysyłki w UE nie oznacza przechowywania danych wyłącznie w UE. Nie potwierdzono regionu bazy Supabase, lokalizacji kopii i logów pozostałych dostawców ani dostępu ich wsparcia.

Resend opisuje w DPA standardowe klauzule umowne jako mechanizm transferów i wskazuje także EU–U.S. Data Privacy Framework. Przed przekazywaniem pełnych zapytań administrator musi sprawdzić dokumenty właściwego konta, podmiot umowny, podprocesorów i rzeczywiście stosowaną podstawę transferu oraz ocenić wymagane zabezpieczenia. Sam opis dostawcy nie jest gwarancją zgodności całego wdrożenia.

Informacje o dostawcach i dostępne kopie dokumentów dotyczących zabezpieczeń transferu można uzyskać, kontaktując się z administratorem pod office@vormatec.com. Dla faktycznej konfiguracji pozostaje do zatwierdzenia pełna lista państw, odbiorców i podstaw transferu, także dla firmowej skrzynki e-mail.

7. Jak długo dane będą przechowywane

Dane zapytania są przechowywane przez czas niezbędny do jego wyjaśnienia, przygotowania odpowiedzi i zakończenia rozmów. Jeśli prowadzi do umowy, potrzebna część danych przechodzi do dokumentacji zamówienia zgodnie z odrębnymi obowiązkami. Materiał potrzebny do rzeczywistych roszczeń powinien być ograniczony i oceniany według właściwych terminów przedawnienia.

Według opublikowanych zasad Resend e-maile i logi są przechowywane przez 30 dni w planach Free, Pro i Scale; plan Enterprise może przewidywać inne uzgodnienia. DPA opisuje usunięcie pozostałych danych klienta usługi w ciągu 90 dni po zakończeniu korzystania z usługi. To zasady dostawcy, nie zatwierdzony okres przechowywania zapytań przez Vormatec. Trzeba potwierdzić plan i warunki faktycznego konta. Okres ten nie oznacza usunięcia kopii z firmowej skrzynki, bazy CRM ani ich kopii zapasowych.

Nie zatwierdzono konkretnych okresów dla zakończonych i niepodjętych zapytań, notatek, rezerwacji, kolejki, korespondencji i załączników e-mail, kopii i logów. Kod nie wdraża pełnego automatycznego usuwania zapytań. Administrator musi ustalić harmonogram, kryteria końca rozmów, sposób przeglądu i usuwania oraz zasady kopii w ramach obsługi zapytań. Nie przedstawiamy nieustalonego okresu jako bezterminowej zgody na przechowywanie.

8. Twoje prawa

Na warunkach RODO przysługują prawa dostępu, sprostowania, usunięcia i ograniczenia przetwarzania. Przenoszenie danych przysługuje w zakresie danych przetwarzanych automatycznie na podstawie umowy lub zgody. Możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Prawa te mają ustawowe warunki i wyjątki.

Żądania dotyczące danych można kierować na office@vormatec.com lub na wskazany adres pocztowy. Tożsamość jest weryfikowana tylko w niezbędnym zakresie. Zapytanie nie jest oparte na zgodzie marketingowej; jeśli w przyszłości określony cel będzie oparty na zgodzie, można ją wycofać bez wpływu na wcześniejszą zgodność przetwarzania z prawem.

Przysługuje skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, a także do właściwego organu w państwie zwykłego pobytu, miejsca pracy lub domniemanego naruszenia w UE/EOG. Informacje o polskim organie są dostępne na uodo.gov.pl.

• Urząd Ochrony Danych Osobowych
• Organy nadzorcze — Europejska Rada Ochrony Danych

9. Dobrowolność i decyzje automatyczne

Podanie danych jest dobrowolne, ale formularz wymaga imienia, numeru telefonu i wiadomości. Adres e-mail jest opcjonalny; bez niego kontakt zwrotny jest możliwy telefonicznie. Bez poprawnej weryfikacji bezpieczeństwa formularz nie zapisze wiadomości. Nie trzeba przekazywać kompletnej dokumentacji.

Kod nie przewiduje decyzji o przyjęciu projektu, cenie lub zawarciu umowy podejmowanych wyłącznie automatycznie ani profilowania marketingowego. Turnstile i limiter automatycznie oceniają techniczne warunki wysyłki i mogą ją zablokować. Nie jest to automatyczna akceptacja lub odmowa wykonania projektu.

10. Cookies, pamięć przeglądarki i skrypty

W kodzie publicznych stron nie znaleziono analityki reklamowej, pikseli marketingowych, newslettera ani osadzonych filmów z zewnętrznych serwisów. Formularz przechowuje wpisy i identyfikator próby w pamięci bieżącej karty, bez zapisywania ich w localStorage lub sessionStorage. Fonty i ilustracje są serwowane lokalnie.

W repozytorium istnieje techniczne cookie vormatec-cms-access dla odrębnie włączanego, chronionego logowania redakcyjnego w tej aplikacji: HttpOnly, Secure w Production, SameSite=Strict, maksymalnie godzina. Nie jest ustawiane przez zwykłe przeglądanie oferty. Nie utożsamiamy go z sesją osobnego panelu system.vormatec.com.

Skrypt Turnstile ładuje się przy aktywnym formularzu. Dostawca opisuje opcjonalne cookie cf_clearance przy pre-clearance; ustawień rzeczywistego widgetu i warstwy hostingu nie potwierdzono. Nie gwarantujemy braku wszystkich cookies w Production na podstawie samego kodu.

Nie wdrożono pozornego banera ani zgody wynikającej z korzystania ze strony. Przed startem trzeba potwierdzić niezbędność technologii i właściwą podstawę dostępu do urządzenia. Technologie wymagające zgody muszą pozostać nieaktywne do zapewnienia rzeczywistego wyboru; nie uruchamiać formularza z niezweryfikowaną konfiguracją Turnstile.

11. Aktualizacja i stan projektu

Data obowiązywania bieżącej publikacji znajduje się nad dokumentem. Zatwierdzenie publikacji przez właściciela nie potwierdza zakończenia niezależnej weryfikacji prawnej. Poniżej wskazane kwestie dotyczące retencji, dostawców i transferów wymagają potwierdzenia w rzeczywistych konfiguracjach i umowach.

Istotne zmiany procesów wymagają aktualizacji informacji przed rozpoczęciem nowego przetwarzania. Zmiana polityki sama w sobie nie rozszerza celów, nie zastępuje wymaganej zgody i nie ogranicza praw osoby, której dane dotyczą.